Dokumentenprüfung

Ob man in der Lage ist, enge Zeitrahmen und Vorgaben zu Veröffentlichungen einzuhalten, kann davon abhängen, ob man das richtige Team für diese Aufgabe zusammengestellt hat. Neben der Auswahl der richtigen Technologie, Projektleiter und Plattformen kann die Wahl des richtigen Dokumenten-Prüfteams den entscheidenden Unterschied zwischen einem Verpassen der Frist und dem knappen Einhalten eines vorgeschriebenen Fertigstellungstermin ausmachen.

Selbstverständlich sollten potenziell vorrangige Unterlagen bei der Dokumenentprüfung nicht in Mitleidenschaft gezogen werden

Das Team, das Sie zusammenstellen, kann den größten individuellen Kostenfaktor eines Rechtsstreits beziehungsweise einer regulatorischen Untersuchung ausmachen. Das für die Prüfung von Dokumenten und Rechtstexten zuständige Team macht rund 80 Prozent der Kosten einer Veröffentlichung oder bei der Prozessvorbereitung aus:

1. Die Kosten für Veröffentlichungen belaufen sich auf rund ein Drittel der Verfahrenskosten insgesamt;

2. Hinzu kommt noch, dass der Rechtsstreit selbst bis zu 50 Prozent des Rechtsbudgets eines Unternehmens ausmacht;

3. Insgesamt betrachtet, werden Sie keine hohen Kosten für ein schlecht durchdachtes oder falsch vorbereitetes Dokumenten-Prüfteam aufwenden wollen.

1. Sprechen Sie mit jedem Prüfer persönlich

Das erste Gespräch ist der beste Rahmen, um auf Ihre Erwartungen und Ziele in Bezug auf das entsprechende Projekt hinzuweisen. Was ein erfolgreiches Projektmanagement anbelangt, so ist dies die erste Gelegenheit, die Teammitglieder kennen zu lernen und auf Herz und Nieren zu prüfen. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit ihnen gegenüber die Ziele und Erwartungen deutlich zu machen, die für den erfolgreichen Abschluss dieser Angelegenheit zu erfüllen sind.

2. Beziehen Sie die Teammitglieder mit ein und geben Sie ihnen Branchenwissen und Erfahrungen an die Hand

Jede Branche besitzt ihre eigene Fachsprache, ihr Jargon, ihre Liste an Abkürzungen und ihre Eigenheiten. Wenn Sie Anwälte mit Erfahrungen in dieser Branche anheuern, bekommen Sie es mit Leuten zu tun, die sich durch die Ausdrücke hindurch wuseln und ihre Kollegen im Prüfteam auf die Nuancen dieses speziellen Unternehmenssektors oder dieser Branche aufmerksam machen können. Zu viele Anwälte mit dieser Art von Erfahrung sind allerdings zu viel des Guten. In diesem Fall erhalten Sie ein Team, das den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen kann – es kommt also auf das richtige, ausgewogene Verhältnis an.

3. Scheuen Sie sich nicht davor, die Sitzordnung der Mitglieder umzugestalten

Wenn die geschwätzige Kathrin neben der anderen geschwätzigen Kathrin sitzt, kann das eigentlich nur im Chaos enden. Sie möchten, dass sich das Prüfteam mit den Ergebnisse des Falls beschäftigt und nicht, dass zwei Prüfer sich gegenseitig daran erfreuen, was der oder die andere jeweils zum Mittagessen hatte. Das lenkt auch diejenigen ab, die in der Nähe sitzen.

4. Sorgen Sie für ergonomische Sitzplätze, duale Monitore und eine natürliche Beleuchtung

Wenn Sie ein Prüfteam in ein fensterloses Kellergeschoss, ein glühend heißes Dachgeschoss oder in ein Warenlager stecken, machen Sie dem Team damit nur eines deutlich: Sie wissen deren Arbeit nicht zu schätzen. Ein Rechtsstreit kann mit einer einzigen E-Mail, einem Fax oder einem Brief gut oder schlecht für Sie ausgehen. Sie wollen doch sicherlich, dass sich das Prüfteam genauso viele Gedanken über das Ergebnis dieser Angelegenheit macht wie Sie selbst oder Ihr Auftraggeber.

5. Bestehen Sie darauf, dass jeder Einzelne zumindest einmal Business-Kleidung trägt und dann legere Bürokleidung, sofern dies angemessen ist

Jetzt ist nicht der Zeitpunkt für Jogginghosen oder zerrissene Jeans. Wenn Sie wollen, dass die Leute diesen Job ernst nehmen und ein Arbeitsergebnis mit guter Qualität abliefern, dann müssen Sie sie daran erinnern, dass sie Anwälte sind – und dass das, was sie denken, von entscheidender Bedeutung ist.

6. Halten Sie sich einen großen Teil der Zeit für Schulungen, F&A sowie Feedback frei

Es wird stets darum gehen, ob ein zweiseitiges Memo für eine Schulung ausreichend sein wird. Scheuen Sie sich aber bitte nicht davor, dem Prüfteam das Gesamtbild zu vermitteln. Achten Sie darauf, dass sich die Mitglieder die Schriftsätze und die bei Gericht eingereichten Unterlagen, die Argumente und die Darlegungen der Verteidigung, aber auch die Hintergrundinformationen durchlesen. Je mehr Informationen ihnen zur Verfügung stehen, desto besser sind die Teammitglieder darauf vorbereitet, die richtige analytische Entscheidung zu treffen.

7. Richten Sie ein wenig Zeit für das sogenannte „Dummy-Coding“ ein

Jeder hat seinen individuellen Lernstil. Einige Menschen lernen am besten, wenn sie sich etwas durchlesen, andere wiederum lernen besser, wenn sie sich in einem speziell dafür eingerichteten Leseumfeld aufhalten. Doch die meisten Menschen lernen nach dem Motto „Learning by Doing“, also durch praktische Übungen. Richten Sie also zunächst einen kleinen Testfall ein. Dann lassen Sie das Prüfteam zunächst auf diesen Fall los. Richten Sie Zeitpuffer für einen weiteren Zeitraum ein, in dem Sie eine Frage- und Antwortstunde abhalten, während sich das Prüfteam gerade in einer „Dummy“-Sitzung befindet. Beginnen Sie erst danach ernsthaft mit der richtigen Prüfung. Die Genauigkeits- und Lernkurve wird von Anfang an sehr viel besser aussehen.

8. Binden Sie die Prüfer in den Prozess mit ein – seien Sie transparent

Setzen Sie Fristen und arbeiten Sie angemessene Zeitpläne für die Arbeiten aus. Professionelle Anwälte, die Dokumente prüfen, wissen, wann sie sich so richtig hinter einen Fall klemmen müssen, um eine bestimmte Frist einhalten zu können. Lassen Sie sie darüber hinaus auch wissen, wann nur wenige Daten geliefert werden, sodass sie sich einen Nachmittag freinehmen können. Ein offener Dialog nimmt mitunter einen langen Weg, bis ein langjähriges Team auf die Beine gestellt werden kann.

9. Halten Sie sich an das Motto: messen, messen, messen

Der Prüfprozess ist genau das, was er ist: ein Prozess. Er sollte messbar, quantifizierbar und wiederholbar sein. Legen Sie vorher angemessene Ziele und Erwartungen dahingehend fest, wie viele Dokumente pro Stunde, pro Tag und pro Prüfer geprüft werden können. Zum Zweck der Qualitätssicherung behalten Sie die Ausreißer im Auge.

10. Beziehen Sie sich als Beleg auf die Fakten

Auch wenn es sich bei elektronischen Daten lediglich um eine Sammlung aus Nullen und Einsen handelt, ist dies immer noch ein Beweis dafür, dass dieses Dokument für jemanden von unglaublich großer Bedeutung ist. Vergessen Sie nicht, sich als solches auf dieses Dokument zu beziehen – es hilft Ihnen dabei, die Gedanken der Mitglieder des Prüfteams auf die Fakten zu richten, und weg von den unmenschlichen Bits und Gigabytes.